Veel gestelde vragen

Op de startpagina vindt u in de linkerbalk de doelgroepen waarvoor wij werken, met daaronder subgroepen en veel documenten die u kunt downloaden. In het midden de actuele onderwerpen met bijbehorende artikelen. Rechts vindt u het snelmenu met links naar aanmeldingsformulieren e.d.

Veel publicaties en documenten kunt u rechtsstreeks downloaden.Specieke informatie voor leden kunt u binnenhalen met een wachtwoord en toegangscode. Bestaande leden kunnen een toegangscode en wachtwoord aanvragen door op een document met een slotje te klikken en de aanwijzingen te volgen. Mocht u in de aanloopfase documenten nodig hebben is een mailtje naar info@steunpuntkerkenwerk.nl met uw gegevens (naam kerk, functie en uw eigen naam en adresgegevens) ook voldoende.

Veel gestelde vragen op site van Ministerie Binnenlandse Zaken:

www.pgosupport.nl/mailings/SHARED/Downloads/vrijwilligersverzekering-veel-gestelde-vragen.pdf 

Informatie van VNG: 

www.vng.nl/smartsite.dws

Binnen de kerken van onze leden komt het weinig voor, dat kerkelijke administratieve zaken worden uitbesteed. Een enkele keer signaleren we dat de maandelijkse betalingen van traktementen en salarissen van kosters zijn uitbesteed aan een lokaal administratie kantoor in samenhang met belasting-aangiftes en andere fiscale verplichtingen, indien van toepassing. 

Indien leden (kerken) toch meer willen uitbesteden kunnen wij informatie verschaffen van een landelijke dienstverlener die met name voor PKN gemeenten diensten aanbiedt.  

Raadpleeg de pagina Toegangscode/Lid worden .

Deze vraag is inmiddels door meer kerken aan de orde gesteld. Steunpunt Kerkenwerk geeft hierbij een gevarieerd antwoord, omdat banken onderscheidend akkoord kunnen zijn met al dan niet noodzakelijke bijlagen. Elke lokale gereformeerde kerk dient zelf te voldoen aan de indentificatieplicht. In principe zijn alle plaatselijke kerken autonoom en derhalve is er geen centrale verklaring of identificatie van het kerkgenootschap als totaal beschikbaar. Hierin verschillen we met b.v. de PKN. Zoals het nu lijkt, is het voldoende de bank te antwoorden als plaatselijke kerk met een z.g. eigen verklaring. Het meest voor de hand liggend is een verklaring van de kerkenraad dat twee kerkenraadsleden namens de gehele kerkenraad gemachtigd zijn conform het voorbeeld zoals bijgevoegd, zie: rubriek Beheer en Bestuur/algemeen. Eventueel kan (indien gevraagd) de tekst van de kerkorde worden meegestuurd. (pdf bijlage onder beleidsdocumenten (horizontale balk). Van de gemachtigde personen dient dan wel een kopie van een geldig identiteitsbewijs + foto te worden bijgevoegd en zal het tevens zo zijn dat banken vragen deze personen te laten langskomen t.b.v. een persoonlijke identificatie. Bij de aanvragen van banken worden in een aantal gevallen diverse documenten of bewijsstukken gevraagd. Meestal is bedoeld dat men één van die documenten nodig heeft en niet alle. Vooralsnog hebben wij de ervaring dat de eigen verklaring met persoonlijke identificatie (kopie paspoort) met eventueel een afschrift van de tekst van de kerkorde voldoende is. Evenals bij de inmiddels afgeronde discussie inzake ANBI kan een verwijzing naar het handboek en kopie van de pagina van de plaatselijke kerk voor sommige banken ook voldoende blijken te zijn.

Ja, er is een publicatie. Onder de hoofdrubriek Beheer en Bestuur vindt u een apart onderdeel ANBI. Daarin is ook een tekst te vinden die u onverkort kunt overnemen voor uw plaatselijke kerkblad.

Een aantal jaren geleden is door het platform CvB’s een richtlijnen tabel uitgegeven met veel omlijstende tekst over geefgedrag en toepassing. Die tabel met toelichting kunt u vinden onder Beheer en Bestuur/Algemeen. In de loop van de jaren zijn op lokaal niveau meerdere tabellen ontstaan, die deels specifieker zijn wat betreft de inkomensgroepen, alsook afwijkend in het omslagpercentage. De nieuwere lokale tabellen zijn o.m. ontstaan t.b.v. betere handhaving of ook gericht op de lokale praktijk. Bij de toepassing van de onderscheiden tabellen zal duidelijk moeten zijn of er andere inkomensbronnen zijn dan alleen de VVB (zoals meer of minder collecten, inzamelingen voor vaste doelen). Indien gewenst kan Steunpunt Kerkenwerk u dienen met andere tabellen dan de oorspronkelijke waarbij door u zelf beoordeeld dient te worden of deze in uw situatie toepasbaar zijn. Voor een bredere beschouwing vindt u onder de rubriek Nieuwsbrieven een document voor nadere afweging onder de titel "Nadenken over geefcultuur in de kerk" en onder de rubriek Beheer en Bestuur/Algemeen de uitslagen van de enquête die in 2009 door Steunpunt Kerkenwerk is gehouden.  .

Ja. In 2004 zijn richtlijnen geplubliceerd van de hand van drs. J.A. Poelarends in opdracht van Platform van Commissies van Beheer. Deze zijn opvraagbaar op onze site onder: Beheer en Bestuur/Beheer Financiën.

Een algemeen antwoord op uw vraag is niet zo gemakkelijk te geven. Hiervoor zijn (nog) geen algemene richtlijnen. De verantwoorde omvang van liquide middelen en reserves hangt af van een aantal factoren: - Beheert u bijvoorbeeld een oud kerkgebouw of juist een nieuw? - Heeft u het onderhoud in een meerjarenplan verwerkt? - Heeft u bepaalde risico’s afgedekt met verzekeringen? - Heeft u een predikant, kosters en kerkelijk werkers in dienst?

In algemene zin kunnen wij u dienen met een aantal richtinggevende adviezen: a) Als algemene reserve ca 2 à 3 maal het maandbedrag aan uitgaven. b) Een x-% jaarlijkse vaste onttrekking voor onderhoud gebouwen en inventaris, afhankelijk van ouderdom en omvang kerk- en bijgebouwen. Een bouwtechnisch deskundige kan voor uw gebouw veelal wel een goede inschatting geven. c) Een reservepot voor onverwachte personele uitgaven. Per jaar een vast bedrag in de begroting opvoeren. Dit is vanzelfsprekend afhankelijk van aantal betaalde krachten en of er voor ziekteperiode wel of geen verzekering is afgesloten (heel vaak niet voor 1e of 2e jaar). d) Overige reservering voor vaste plannen (b.v. bouwfonds of missionaire taken) Daarnaast het diaconaal beleid met reserves. Diaconaal Steunpunt geeft hiervoor adviezen.

Kortom: landelijke richtlijnen zijn er niet. In een oude notitie van de RA’s Satter en Versteeg staat dat “toevoegingen en onttrekkingen moeten worden gedaan volgens de bestendige gedragslijn en conform het doel.” Niet erg concreet dus. We kennen een CvB die de volgende gedragslijn hanteert: - voor alle plannen die niet uit de exploitatie kunnen worden gefinancierd moet een voorziening gestart worden. - voorzieningen moeten een concrete bestemming hebben. Een voorziening waarvoor geen concreet doel kan worden geformuleerd, moet niet worden gehandhaafd. - Dekken we voldoende calamiteiten af middels verzekeringen? (WA, brand, storm, bestuurdersaansprakelijkheid, ongevallen, risico’s uitstapjes, vrijwilligers, etc) - Hoe zit het met de zogenaamde stille reserves tussen de (verkoop) waarde van de eigendommen en de feitelijke financiële lasten die men heeft? -In geval van calamiteiten is het goed een personeelsvoorziening te maken. Als om welke redenen dan ook afscheid genomen moet worden van koster en/of predikant kan men voor schadeloosstellingkosten komen (zie GS besluiten inzake predikant en art 14 of 15 KO). Hoogte: ww uitkering plus kantonrechtersformule voor de predikant en de kantonrechtersformule voor de koster. - Analyseer welke voorzieningen in zogenaamde egalisatiefondsen (om kosten over de jaren uit te smeren als ze per jaar erg verschillen) toe te passen zijn.

Ja, op te vragen bij Steunpunt Kerkenwerk, digitaal beschikbaar. Deze is als bijlage bij de materiële regeling predikanten 2009/2010 gevoegd. En komt in de plaats van een huurovereenkomst . Ook te vinden en te downloaden vanaf deze site: Beheer en Bestuur/Algemeen.

Ja. Hoewel dit model al aardig gedateerd is, staan er nog wel veel relevante dingen in. Wel is het zo, dat dit model stamt uit de tijd dat de bevoegdheden en verantwoordelijkheden nog redelijk traditioneel waren verdeeld tussen Kerkenraad en Commissie van Beheer. Bij nieuwere vormen van bestuur in de kerken van de laatste jaren (NBC, CBZ) voldoet dit reglement niet op alle fronten. Voor het model klik hier.

- Een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering (WA) tot tenminste een bedrag van € 2.500.000.

- Een pensioenvoorziening (oudedag, weduwen- en wezenpensioen, gecombineerd met een invaliditeitspensioen voor werknemers. Indien aangesloten bij VSE is de laatste voorziening niet nodig voor predikanten Voor kosters verwijzen we naar de rubriek koster waar m.i.v. 1.,1.2008 voor koster de pensioenvoorziening van PGGM beschikbaar is.

- In geval van ziekte is de kerkenraad verplicht het salaris van werknemers door te betalen totdat de WIA en eventueel een invaliditeitsverzekering dit overneemt. Wilt u dit risico beperken of gedurende de ziekteperiode een andere werknemer kunnen betalen dan kunt u een ziekteverzuimverzekering sluiten.

Een opstalverzekering met inventaris en diefstal; een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering (WA) tot tenminste een bedrag van € 2.500.000,-; als de kerk vervoer organiseert, dan beveelt Steunpunt Kerkenwerk aan zorg te dragen dat de kerk een schadeverzekering inzittenden sluit.

Steunpunt Kerkenwerk beveelt verder aan: een ongevallenverzekering vrijwilligers en betaalde functionarissen; een ongevallenverzekering voor evenementen (uitstapjes, kampweekends e.d.)

Verdere mogelijkheden (maar niet beslist nodig en afhankelijk van uw situatie of wens): een rechtsbijstandverzekering; een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering; Wegam-verzekering; fraude en beroving.

Waar verzekeringen te sluiten? Ons advies is een verzekering te sluiten bij verzekeraars/tussenpersonen die blijken te ’weten’ wat een kerk is zodat ingespeeld wordt op de specifieke situatie van kerken. Ons advies is altijd een offerte te laten uitbrengen door VKB en zowel de inhoud als de premie bij de keuze te betrekken (www.kerkrentmeester.nl). Verder mogelijkheden: Donatus voor kerken Dominass voor predikanten.

Uiteraard is een (bedrijfs)aansprakelijkheidsverzekering voor kerken een absolute “must” maar of daarbij ook een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering gesloten dient te worden is nog maar de vraag. Het nut van een dergelijke verzekering staat bij diverse kerken en verenigingen ter discussie. Uiteraard bevelen verzekeringsinstanties deze verzekering aan maar onderzoek door diverse partijen wijst uit dat een dergelijke verzekering niet altijd zin heeft. Ook heeft Steunpunt Kerkenwerk tot nog toe geen heldere praktijksituaties binnen onze kerken kunnen achterhalen waarbij middels een dergelijke verzekering tot uitkering is gekomen. De kans dat een bestuurder binnen de kerk, die zich als vrijwilliger inzet, persoonlijk aansprakelijk wordt gesteld is nogal klein. Wettelijk gezien zijn bestuurders binnen verenigingen collectief verantwoordelijk. Ook in kerken is die parallel te trekken naar bestuurs- en kerkenraden.

Wel is van belang om preventieve maatregelen te nemen om aansprakelijkheid te voorkomen. Zo is het noodzakelijk werkafspraken en verantwoordelijkheden vast te leggen. Met kascontroles en visitaties kunnen hiaten in bestuur tijdig worden gesignaleerd. Bovendien dient het financieel beleid alsmede de besluiten van kerkenraad en commissies aan de gemeenteleden te worden verantwoord. Zolang afspraken, verslaglegging en onderlinge controle helder zijn en naar behoren worden uitgevoerd, wordt aansprakelijkheid tot een minimum beperkt.

Wanneer wel? In het kort: “bij twijfel of uitdrukkelijke wens”. Voor bestuurders in welke positie dan ook die, ondanks bovengenoemde maatregelen, als “gevoel van zekerheid” toch een voorkeur hebben voor een dergelijke verzekering wordt aanbevolen dit dan ook te regelen. Hoe te regelen? Allereerst loont het de moeite te onderzoeken of het mogelijk is verzekerd te worden binnen een collectieve vrijwilligersverzekering van uw burgerlijke gemeente. In toenemende mate nemen burgerlijke gemeenten in Nederland het initiatief om voor alle vrijwilligers een vrijwilligersverzekering af te sluiten. Daarin kan een dekking voor bestuurdersaansprakelijkheid zijn opgenomen. Mocht u apart een verzekering willen afsluiten dan adviseert Steunpunt Kerkenwerk u de Vereniging Kerkrentmeesterlijk Beheer (VKB) van de PKN te benaderen. Zij bieden verzekeringen voor kerken op maat. Contact kunt u leggen via www.kerkrentmeester.nl.

Tot slot: Steunpunt Kerkenwerk adviseert u, indien u zich toch op een dergelijke verzekering oriënteert, diverse polissen en aanbiedingen goed te vergelijken. Per situatie dient bekeken te worden welke voorwaarden belangrijk zijn om het gewenste risico te dekken. Daarbij is het ook goed te letten op de in- en uitsluitingen. In bepaalde gevallen kan het zijn dat deze verzekering niet uitkeert, zoals bij: • opzet (de frauderende penningmeester); • het niet afsluiten van adequate verzekeringen op de andere risicogebieden (zoals bijvoorbeeld een brandverzekering); • schade in relatie tot belastingen en premies sociale verzekeringen.