Menu top

Controle

Jaarcijfers digitaal of op afstand controleren

Jaarlijks moeten jaarcijfers van de kerk worden gecontroleerd door een kascontrolecommissie of een accountant. We adviseren om dit, ondanks de beperkende coronamaatregelen, zoveel mogelijk te laten doorgaan. Zo kunnen andere processen (zoals ANBI-publicaties) doorgaan en voorkomt u een piek van activiteiten na afloop van de crisis.
Hieronder geven we wat mogelijke manieren om dit te doen.

Wanneer uw controle wordt uitgevoerd door een accountant, bevelen wij aan dat u de benodigde stukken op een veilige manier aanlevert. Dit kan bijvoorbeeld door de documenten voor de deur van het kantoor of huis van de accountant te plaatsen. U belt aan en neemt vervolgens anderhalve meter afstand. De accountant kan de documenten aannemen zonder dat één van u gevaar loopt. Eventuele toelichting geeft u via de telefoon of via een videogesprek.

Wanneer uw controle wordt uitgevoerd door een kascontrolecommissie, kunt u twee werkwijzen kiezen:
– Eén lid van de kascontrolecommissie ontvangt de documenten thuis. Dit kan op een veilige manier zoals hierboven beschreven. Hij/zij controleert de cijfers en geeft de documenten op een veilige manier door aan het tweede lid van de commissie. Eventueel voegt hij op papier opmerkingen toe. De kascontrolecommissie neemt vervolgens via telefoon of videogesprek de conclusies door met de penningmeester.
– U zorgt voor een videogesprek met de penningmeester en leden van de kascontrolecommissie. Let op: kies bij voorkeur voor een veilige verbinding. Via de optie ‘scherm delen’ kan de penningmeester zijn beeldscherm laten zien aan alle deelnemers van het videogesprek. Zij kunnen vragen stellen en samen de documenten doornemen. De controle wordt in feite op dezelfde manier uitgevoerd als normaal, alleen nu met een virtuele verbinding in plaats van aan de keukentafel.

Het akkoord op de jaarcijfers kan per e-mail of per post worden gegeven. Wanneer er geen handtekening geplaatst kan worden, kunt u afspreken dat het akkoord reeds gegeven is en de handtekening later volgt.

Let op: voor een beveiligde videoverbinding kunt u het best gebruik maken van Microsoft Teams (voor kerken die Microsoft Office 365 gebruiken), of een betaalde versie van Zoom of Skype. Ook kunt u ervoor kiezen uw gesprek te beveiligen met een wachtwoord.
Let op: verstuur vanwege de AVG bij voorkeur geen uitgebreide jaarcijfers per mail.

Jaarlijks worden de cijfers van de kerk gecontroleerd door een accountant of kascontrolecommissie. Maar aan welke eisen moet een goede controle voldoen? Worden diverse functies voldoende gescheiden waardoor de kans op fraude wordt verkleind? En aan welke eisen moet een kerk voldoen in het kader van de ANBI-status? Steunpunt Kerkenwerk heeft met diverse specialisten en op basis van praktijkervaringen een handreiking kascontrole ontwikkeld.

Handreiking Kascontrole

Gerelateerd

Jaarrekening Beschikkingsmachtcriterium
© copyright Steunpunt Kerkenwerk