Menu top

SEPA en IBAN

SEPA staat voor Single Euro Payment Area. Een dure afkorting voor een Europese standaard voor betalingsverkeer.

De overheid informeert particulieren al enige tijd over IBAN. Maar wat betekent dit voor uw kerkelijke boekhouding? En wat houdt SEPA verder in?

Op de website: www.overopiban.nl is de verandering samengevat:

Vanaf februari 2014 zijn betalingen alleen nog maar mogelijk met het langere rekeningnummer IBAN (International Bank Account Number). En gebruikt iedereen de Europese (SEPA-) standaarden voor betaalmiddelen als overschrijvingen en incasso’s. Dit heeft consequenties voor bijvoorbeeld administraties, systemen en software van bedrijven.

Maar wat betekent bovenstaande concreet voor u als kerk?
Het bureau Christal, in onze kerken bekend van tele- en onlinediensten in de verbinding tussen goede doelen en donateurs, riep speciaal voor dit doel een website in het leven: www.sepavoorgoededoelen.nl.

Voor onze kerken heeft SEPA en IBAN vooral invloed op onderstaande zaken:

Gebruik rekeningnummers

Uw rekeningnummer wordt uitgebreid naar 18 cijfers. Via uw bank ontvangt u hiervan informatie en/of zijn deze veranderingen in de omgeving van internetbankieren al zichtbaar gemaakt.

Automatische incasso

Sommige kerken gebruiken automatische incasso voor het ontvangen van VVB. Op dit punt zijn een aantal belangrijke aandachtspunten te melden:

  • Verleng tijdig het incassocontract met uw bank. Enige tijd geleden is o.a. de Rabobank gestart met het aanschrijven van kerken met contracten voor automatische-incasso. Een aantal kerken hebben deze contracten voor het innen van VVB.De Rabobank meldt namelijk het volgende:

    Begin 2014 wordt de huidige Nederlandse incasso vervangen door een Europese variant: de Euro-incasso. Dat betekent dat zowel u als de bank een aantal wijzigingen moeten doorvoeren. Informatie hierover vindt u op www.rabobank.nl/euroincasso. Eén van de wijzigingen is dat u een nieuw Euro-incassocontract moet tekenen. Hiervoor hebben we echter nog,  [– naast uw KvK nummer, aanvullende] informatie van u nodig.

    Gevraagd: uniek nummer van 4 posities
    De Euro-incasso lijkt erg op de huidige incasso, maar er zijn enkele verschillen. Een belangrijk verschil is dat elke incassant een uniek ‘Incassant ID’ moet hebben. Het Incassant ID wordt gebaseerd op het KvK nummer van uw organisatie. Als u hetzelfde Incassant ID als een andere incassant gebruikt, kunnen incasso-opdrachten worden afgekeurd. Omdat in uw geval meerdere incassanten onder hetzelfde KvK nummer vallen, heeft de Rabobank  een volgnummer van 4 posities achter dit KvK nummer nodig om een uniek Incassant ID te kunnen maken.

    BELANGRIJK!

    Als kerken hebben wij een koepelinschrijving in het handelsregister. In het kader van de incassocontracten vraagt de Rabobank nu dus een 4-cijferige unieke toevoeging op het KvK nummer.

    U vindt het unieke nummer van uw gemeente in een lijst welke u hieronder kunt downloaden:
    Lijst GKv Kerken IBAN Incasso ID

  • De procedure van machtiging wordt anders: aan officiële machtigingen die u voor 1 februari 2014 heeft ontvangen verandert niets, mits u de kerkleden die u hebben gemachtigd tijdig informeert over de overgang naar SEPA.

De website www.sepavoorgoededoelen.nl meldt onder het kopje “impact” verder:

Aan de kenmerken van machtigingen in uw database, die ook meegestuurd moeten worden met de incassobatches, moeten enkele zaken worden toegevoegd. U bent verplicht de incassant minimaal 14 dagen voor de incassodatum van de incasso op de hoogte te stellen. Tot 13 maanden na de incasso mogen donateurs een Melding Ongeldige Incasso doen. Uw software moet aangepast worden aan het nieuwe proces van incasseren: met onderscheid naar first en recurrent, met bijbehorende gegevens en aanleverdata. Het proces van incasseren wordt aanzienlijk complexer en bewerkelijker. Naar verwachting krijgt u meer storneringen en zal er dus ook meer ‘handwerk’ in het incassoproces gaan zitten. Daarnaast is de verwachting dat de tarieven voor incasso’s in de komende jaren zullen stijgen. Voor het werven van nieuwe machtigingen dient u een machtigingskaart te ontwerpen. Hieraan zijn vanuit de bank eisen gesteld.

Software

Niet alleen voor incasso maar voor de gehele financiële boekhouding moet uw software (indien u daar gebruik van maakt) gebruiken van de juiste IBAN en SEPA. De softwarepakketten Scipio van Hagru, KLA  van Topsoft en Gemeenteleden administratie van OVAS hebben dit in de modules voor de kerkelijke boekhouding op orde.

Conversie rekeningnummers

Met deze Omnummer tool van OveropIban kunt u uw bestand aan rekeningnummers laten converteren naar IBAN.

Gerelateerd

Identificatie bij banken VVB boekhoudprogramma
© copyright Steunpunt Kerkenwerk